Формирование и хранение личного дела студента

Личное дело — набор документов студента с момента его поступления в вуз или колледж. Администрация вносит информацию еще во время приемной кампании. После зачисления дело абитуриента под индивидуальным порядковым номером попадает в ректорат.

Что вносится в личное дело студента

Материалы дела — документы абитуриента, которые он предоставил приемной в комиссии учебного заведения в обмен на расписку о получении данных. Информацию по незачисленным поступающим хранят год, затем уничтожают.

Папка абитуриента включает:

1. Личное заявление.
2. Документ о среднем образовании.
3. Экзаменационный лист.
4. Результаты ЕГЭ и вступительных испытаний.
5. Договор об оказании платных образовательных услуг, если поступает не на бюджет.
6. Расписка от абитуриента.
7. Бумаги, подтверждающие льготы, если поступление ведется на особых условиях.

 Пример того, как выглядит личное дело, можно посмотреть тут.

В дело входят:

1. Личная карточка (в ней указывают ФИО, место жительства, адрес прописки, дату рождения, паспортные данные и сведения об успеваемости).
2. Медицинская справка.
3. Копия паспорта.
4. Копия аттестата.
5. Документы об отчислении или восстановлении.
6. Бумаги об оформлении академического отпуска.
7. Отзывы с мест прохождения производственной практики.
8. Сведения об изменении личных данных.
9. Фотография.
10. Справка о прохождении флюорографии и свидетельство о рождении детей.
11. Сведения об изменении семейного положения (о вступлении в брак или оформлении развода). 
12. Документы о переводе из одного вуза в другой.
13. Материалы, подтверждающие права на социальные льготы.
14. Выписки из приказов о зачислении, о переводе, о применении мер взыскания и поощрения, о досрочной сдаче сессии, о переводе с договорной основы обучения на бюджетную.

При переводе в папку вносят:

1. Индивидуальный график обучения.
2. Протокол аттестации и перезачета.
3. Справку об обучении в другом вузе.
4. Приказ о зачислении.
5. Заявление о переводе.

При отчислении добавляют:

1. Выписку из приказа об отчислении.
2. Личную карточку.
3. Студенческий и зачетную книжку.
4. Справку об образовании.
5. Обходной лист.

Положение о формировании личного дела студента

В каждом вузе хранение осуществляют на основании внутреннего положения о ведении дел учащихся. Его принимают с учетом норм ФЗ «Об образовании в РФ», устава вуза, методических инструкций и иных локальных актов.

Учащиеся имеют право:

• Сообщать о необходимости внести исправления в личные данные.
• Требовать копии документов об образовании и приказов.

Дело ведется с момента принятия студента до отчисления в вузовской канцелярии. В случае его утраты составляют акт об утере и формируют новую папку.

Хранение личных дел

Где хранятся личные дела

Все сведения о студенте относятся к конфиденциальным и не передаются третьим лицам. По этой причине их хранят в закрытом месте с ограниченным доступом для избежания утечки информации. Передаются сведения в случае предоставления студентом письменного разрешения. Ответственность за хранение несут секретариат и деканат. Право доступа имеют ректор, проректор, юристы, бухгалтерия, специалисты учебно-методической части. Иным лицам доступ могут дать по служебной записке с резолюцией ректора. Для контроля выдачи материалов ведется специальный журнал. На практике для хранения используют студенческую канцелярию. Оригиналы документов об образовании выдают после отчисления студенту.

Также их можно получить во временное пользование владельцу сроком на 3 дня по личному обращению, подписанному проректором. По истечении этого срока документы возвращают в деканат.

После окончания вуза

После окончания учебы в дело подшивают выписки приказов о допуске к:

• сдаче государственных экзаменов;
• защите диплома.

Затем вкладывают зачетную книжку и студенческий билет. После выдачи диплома дело отправляют в архив, где оно хранится 75 лет.

После отчисления

Накопленные данные по отчисленным хранят отдельно от других в студенческой канцелярии в течение 5 лет, затем передают в архив.

Сколько хранится личное дело студента

Общий срок хранения — 75 лет. Если студент был отчислен на 1-3 курсе, то такую папку хранят только 15 лет. Если отчислили учащегося 4 или 5 курса, то дело хранят также 75 лет.

Как узнать номер личного дела

Номер состоит из цифр, которые складывают по определенной закономерности:

• Первая цифра — номер факультета.
• Четыре цифры — год поступления.
• Далее три цифры — порядковый номер.

Номер зачетной книжки и студенческого билета соответствуют номеру дела.

Личное дело иностранного студента

Для иностранного учащегося дополнительно вкладываются следующие акты:

• нотариально заверенные копии документа, подтверждающего личность;
• копия миграционной карты;
• копия уведомления о прибытии иностранца (если есть);
• оригиналы и нотариальные копии документов об образовании.

Надеемся, наша статья внесла ясность в представление о том, какая информация хранится в личном деле. А чтобы оно не дополнилось приказом об отчислении, хорошо учитесь и сдавайте вовремя учебные работы. В этом вам всегда поможет ФениксХелп.