Как управлять проектами и соблюдать сроки выполнения заданий

Хорошо быть руководителем и начальником, чтобы сидеть высоко в кресле и наблюдать за работой персонала издалека. Но мало кто осознает, что насколько сложной будет задача управления. Здесь все должно быть схвачено: от идеи до сроков сдачи. И пока есть время, можно потренироваться в этом и развить много полезных навыков, о которых расскажем поподробнее.

Что такое проект

Источник: finswin.com

Начнем с того, что вообще такое проект. Это определенный комплекс действий и мероприятий, направленных на достижение конкретной цели. То есть проект – не единичный элемент, а совокупность составляющих, каждая из которых имеет смысл. И стоит залагать одному компоненту, как под угрозой срыва окажется весь комплекс.

Каждый проект имеет:

• цели и задачи;
• срок сдачи;
• ресурсы;
• размеры.

Проект может иметь самые разные цели и задачи. Например, вы решаете запустить свое дело и разрабатываете проект компании и ее деятельности. Таким образом, проект носит цель принести стабильный доход в будущем и решает задачу с трудоустройством после обучения.

Сроки сдачи имеют немаловажное значение, поскольку просроченный проект может оказаться ненужным и бесполезным либо трудозатратным. Созданная компания должна полноценно функционировать уже к окончанию учебного заведения, то есть крайний срок всех организационных работ должен быть минимум за полгода до даты выпуска. Если сделать позже, есть риск не успеть собрать необходимые документы для трудоустройства или поиска инвесторов.

Инвесторы в свою очередь — те же ресурсы, очень важная часть. Где-то ресурс – вы сами, где-то – ваши одногруппники, а где-то нужна профессиональная помощь. Инвесторы очень важны, если нужно оборудование или сырье. А вот если у вас курсовой проект, то главный ресурс тут – вы и ваш труд. Это и есть размеры проекта.

Источник: pm-way.com

Не стоит забывать, что реализация какого-либо проекта не должна мешать остальной жизни либо полностью ее перекрывать. Скажем, вы решили играть в команде КВН. Собираете команду, пишете программу, репетируете. Не забывайте учиться во всей этой суете и общаться с друзьями. Ведь если вдруг все надоест и вы решите вернуться к прежней жизни, возвращаться может быть некуда.

Сами проекты могут быть разных видов: как начало своего дела, так и благотворительная акция, подработка или новое хобби. Каждое начало требует контроля и грамотного управления.

Что такое управление

Управление проектом – это процесс координирования действий на каждом из этапов. Пройдемся по ним.

Источник: tadviser.ru

Определение целей 

Определите, чего хотите достичь с помощью проекта, и установите конкретные цели. Например, цель – повысить экологическую сознательность людей, создав волонтерскую группу для инициации различных экологических акций.  

Планирование 

Разработайте подробный план, включающий задачи, сроки, бюджет и ресурсы, необходимые для завершения проекта. Это позволит продумать каждую деталь и ничего не упустить.

Определение ролей

Назначьте участников команды и определите, какие задачи каждый должен выполнять. Не забудьте, что если взяли на себя ответственность быть начальником, то на вас ложатся следующие задачи:

• определение работ для других участников проекта;
• обеспечение необходимыми для работы ресурсами;
• мониторинг и контроль за результатами;
• анализ и оценка итогов.

Источник: infostart.ru 

Коммуникация

Установите эффективные каналы коммуникации с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы нормально обмениваться информацией и своевременно решать проблемы. Распределять назначения можно при помощи постановщиков задач типа Trello и Битрикс, а также в групповом чате соцсетей.

Управление рисками

Определите возможные риски, которые могут возникнуть в проекте, и разработайте планы реагирования на них, чтобы снизить потенциальные негативные последствия. Например, вы работаете над стенгазетой к дню рождения учебного заведения и понимаете, что какие-то материалы не сделаны и времени на их подготовку нет. Если бы вы предусмотрели срыв сроков, то наверняка подготовили бы пару запасных фото или текстов на свободное место.

Мониторинг и контроль

Регулярно отслеживайте прогресс проекта, сравнивайте выполнение задач с планом, а также контролируйте использование ресурсов и качество работы. Это позволит вовремя выявить отклонения от намеченного курса и принять меры.

Например, вы решили посетить детский дом с благотворительной акцией. Предусмотрели все до мелочей, но не учли, что количество детей изменилось и подарков в итоге может не хватить. А если бы в плане стоял пункт «контрольный звонок перед выездом», то вы спокойно переходите к следующему пункту.

Изменение и корректировка

Будьте готовы реагировать на изменения и принимать необходимые корректировки в плане, бюджете и ресурсах, если это потребуется. Ничего не бывает идеальным, в том числе и выполнение какой-то работы. На предыдущем примере видно, что-то может измениться по независящим от вас причинам. И очень важно уметь подстраиваться под обстоятельства безболезненно.

Источник: projecto.pro

Завершение проекта

Проведите заключительный обзор, оцените результаты проекта и проанализируйте достижение целей. Это позволит выделить ключевые моменты, достоинства и просчеты. В следующий раз будете уже знать все места, где можно ошибиться или сделать все по-другому.

А чтобы ошибки были редкостью, не забывайте про специалистов Феникс. Хелп.