Гугл документы онлайн: что это такое, как работать

В современном мире обработка файлов играет важную роль как в работе, так и в обучении. Одним из самых популярных вспомогательных в этом деле сервисов является Google Документы. Приводим подробные инструкции, как с ним работать.

Что такое Google Документы

Гугл Документы (англ. «Google docs») — бесплатный онлайн-сервис для работы с различными видами документов: с текстовыми файлами, таблицами, презентациями и т.д. Все файлы пользователя при этом хранятся на сервере компании разработчиков Google.

Плюсы и минусы работы в Google Документах

Как и у любого другого сервиса, у Гугл Докс есть преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее:

Плюсы:

• сервис абсолютно бесплатный для работы в личных целях;
• пользователь может зайти в свой аккаунт с любого устройства и продолжить с него работу;
• к одному и тому же файлу могут получить доступ несколько человек, что делает возможной командную работу;
• сервис имеет функцию автосохранения, поэтому данные не теряются;
• есть функция внутреннего поиска;
• есть возможность добавить больше функций с помощью официальных дополнений.

Минусы:

• при желании иметь повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для командной работы придется приобрести подписку на бизнес-версию G Suite Essentials, стоимость которой — 10$/мес.;
• программа веб-ориентированная, это значит, что доступ к своим файлам пользователь может получить только при наличии интернет-соединения (если они не были скачаны на устройство);
• при потере доступа к аккаунту (например, блокировка) теряется доступ ко всем его документам;
• функциональность меньше, чем у аналогичных программ Microsoft Office, которыми все привыкли пользоваться.

Как войти

Чтобы начать пользоваться Google Docs, достаточно пройти регистрацию и сделать вход в аккаунт Google, зайти на официальный сайт в раздел Google Документы и выбрать нужный вам план: для личных целей (вы сможете сразу приступить к работе) или для бизнеса (для начала необходимо внести плату).

Как открыть документ

Если уже есть созданные вами файлы в аккаунте или те, к которым есть доступ, открыть их довольно просто: они все отображаются в окне выбора файлов:

Также возможно найти последние файлы, с которыми вы работали недавно — в разделе недавних документов:

Кроме того, вы можете воспользоваться функцией поиска документов по названию:

Как создать документ

Есть два варианта создания файла: первый — использовать готовые шаблоны, сделанные под разные форматы. Найти их можно на главной странице:

Второй вариант — создать пустой файл, перейдя по ссылке или нажав на соответствующий раздел:

Выглядеть он будет так:

Как работать с текстом

Работа с текстом в Google Docs не требует особых усилий, достаточно лишь знать основы редактирования, а удобный интерфейс и возможность найти нужную информацию в разделе «Справка» облегчит задачу.

Панель инструментов

Панель расположена в верхней части экрана, а при наведении курсором на любую из иконок на ней отображается короткое описание функции. Помимо этого, почти у каждой из них есть свои горячие клавиши — сочетание клавиш, активирующие функцию.

Рассмотрим каждую функцию отдельно:

1. Функция отмотки действия назад (Ctrl+Z) или вперед (Ctrl+Y):

2. Печать (Ctrl+P):

3. Проверка грамматики и орфографии (Ctr+Alt+X):

4. Копирование форматирования:

5. Изменение масштаба в процентах:

6. Стили текста:

7. Выбор шрифта:

8. Размер шрифта:

9. Пять функций, позволяющие настроить вид текста: сделать его полужирным (Ctrl+B), курсивом (Ctrl+I), подчеркнутым (Ctrl+U), выбрать цвет текста и цвет фона текста:

10. Вставка ссылки (Ctrl+K):

11. Добавление комментария (Сtrl+Alt+M):

12. Вставка изображения:

13. Настройка выравнивания: по левому краю (Ctrl+Shift+L), по центру (Ctrl+Shift+E), по правому краю (Ctrl+Shift+R), по ширине (Ctrl+Shift+J):

14. Настройка межстрочного интервала:

15. Нумерованные (Ctrl+Shift+7) и маркированные (Ctrl+Shift+8) списки:

16. Уменьшение (Ctrl+[) и увеличение (Ctrl+]) отступа:

17. Очистка форматирования (Ctrl+\):

18. Способы ввода (Ctrl+Shift+K):

Изображения

Раздел вставки используется для работы с изображениями, таблицами, рисунками и т.д.:

Изображение можно загрузить с устройства или виртуальных дисков, также можно вставить его ссылкой.

Списки

При работе со списками используется тот же принцип, что и во всех текстовых редакторах: активация с помощью соответствующих иконок; автоматическое продолжение списка при одиночном нажатии клавиши «Enter».

Таблицы

Их можно найти в том же разделе вставки:

Пользователь вручную выбирает размер таблицы, максимальный — 20 столбцов на 20 строк.

Диаграммы

Находятся там же:

Допустимо четыре вида диаграмм, каждую из которых можно настроить, используя необходимые пользователю данные, а также есть возможность загрузить диаграмму из другого сервиса — Гугл Таблицы (Sheets):

Рисунки

Расположение — уже знакомая нам «вставка». Есть два варианта создания рисунка — создать новый или загрузить с диска.

Формулы

Функция позволяет использовать различные математические символы и конструкции:

Она задействует буквы греческого алфавита, математические символы, знаки отношений и стрелки.

Номер страницы

Этот раздел позволяет настроить номера страниц, их расположение и начальное значение.

Колонтитулы

Как и у многих других функций, у колонтитулов есть горячие клавиши как для верхних (Ctrl+Alt+О+H), так и для нижних (Ctrl+Alt+O+F).

Сноски

При клике на «Сноску» или при использовании горячих клавиш (Ctrl+Alt+F) автоматически оформляется подстрочная сноска:

Оглавление

Гугл Документы позволяют создавать иерархию с помощью стилей текста, это делит текст на главы и подглавы. Название каждой из них отображается слева от рабочего поля. Кроме того, они кликабельны, то есть при клике на них можно перемещаться по файлу.

Как вставить документ в Google Документ

Единственным вариантом вставки документа в Google Docs является гиперссылка, то есть вам нужно оформить в тексте активную ссылку на уже существующий внешний файл.

Как сделать Google Документ с общим доступом

В верхнем правом углу находится раздел «Настройки Доступа»:

В нем можно определить, каким пользователям или группам можно просматривать или редактировать ваш файл, а также скопировать ссылку на него.

Как сохранить 

В сервисе работает автосохранение, то есть, никаких дополнительных действий, чтобы сохранить текст, не требуется.

Как сохранить документ на компьютер

В разделе «Файл» в правом верхнем углу есть пункт «Скачать», где можно выбрать нужный формат и сохранить файл в любое место на устройстве.

Надеемся, что данная статья поможет вам в пользовании Гугл Документами. А в написании научных и учебных работ поддержат авторы Феникс.Хелп. Более 16 000 специалистов уже сейчас готовы связаться с вами!